Nicht nur in Bezug auf Lizenzen (siehe mein letzter Blog - Eintrag), sondern auch bei der Kostenverteilung und den dafür zu zahlenden Steuern kann es zu Schwierigkeiten kommen.

Der erste Punkt ist die Kostenverteilung für Endgerät, Software und Kommunikation zwischen Unternehmen und Mitarbeiter. Ob ein Unternehmen seine Mitarbeiter unterstützt, steht ihm bei dem Konzept ByoD frei. Falls es sich jedoch dazu entschließt den Mitarbeiter bei der Anschaffung von Endgeräten zu bezuschussen gibt es zwei verschiedene Modelle. Zum einen könnte der Mitarbeiter bei der Anschaffung einen gewissen Betrag vom Unternehmen erhalten, zum anderen wäre es möglich, dass der Arbeitgeber einen Zuschuss in mehreren Raten bezahlt. In jedem Fall jedoch müssen sich Arbeitgeber und –nehmer zurückversichern, inwiefern es steuerliche Vorteile oder Nachteile bringt. Während der Arbeitgeber überprüfen muss, ob die Unterstützung steuerliche Vorteile bringt, kann es sein, dass der Arbeitnehmer den Zuschuss als geldwerten Vorteil versteuern muss. Gegebenenfalls kann der privat finanzierte Teil des Gerätes auch als Werbungskosten abgesetzt werden. Hierbei ist für das Finanzamt der Anteil der beruflichen Nutzung von Bedeutung, weshalb der Arbeitgeber eine Bestätigung anfertigen sollte, oder der Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum genau aufzeichnen sollte, wie häufig das Endgerät beruflich genutzt wird. Auch ist zu bedenken, dass die Anschaffungskosten gegebenenfalls nicht auf einen Schlag geltend gemacht werden können.

Private iPads & Co erobern die Unternehmen, daher liegt – "Bring your own Device (BYOD)" immer noch voll im Trend.

Unternehmen können durch den optimierten Einsatz privater IT-Endgeräte ihre Produktivität und ihre Mitarbeiterzufriedenheit bei gleichen Kosten erhöhen.

so die zentrale Aussage der A.T. Kearney-Umfrage unter Unternehmen, die bereits BYOD Konzepte umgesetzt haben. Arbeitnehmer der „Generation Facebook“ setzen zunehmend private Hard- und Software auch für berufliche Zwecke ein, da sie ihre Unternehmens-IT in Punkto Funktion und Bedienung als unzureichend empfinden. Dies erfordert zwar betriebliche Investitionen in die IT-Infrastruktur, kann aber auch nachhaltig die Produktivität der Mitarbeiter steigern. Wobei dies in den meisten Unternehmen mit immensen Entwicklungskosten verbunden ist, da die Informationstechnologie mit traditionellen IT-Konzepten wie standardisierten Geräten und Softwarepaketen mit restriktiven Nutzervorgaben der IT-Governance solche Konzepte erschweren.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) aus Bonn hat bereits im Februar ein Überblickspapier zu IT-Consumerisation und BYOD veröffentlich, in dem geklärt wird was sich hinter Consumerisation of IT und "Bring your own device" (BYOD) verbirgt. Zunehmend löst sich die Grenze zwischen beruflicher und privater Nutzung auf, viele IT-Systeme, Programme und Dienste werden mittlerweile sowohl im beruflichen wie auch im privaten Umfeld benutzt. Diese Entwicklung wird als Consumerisation bezeichnet. Beispiele hierfür sind:

• Mitarbeiter wollen ihre privaten Smartphones und Tablets für dienstliche E-Mails, Termine und sonstige dienstliche Tätigkeiten benutzen.
• Mitarbeiter sind privat an Programme wie z. B. das Grafikbearbeitungsprogramm GIMP gewöhnt und möchten diese auch auf der Arbeit einsetzen.
• Mitarbeiter benutzen privat Internet-Dienste wie z. B. Dropbox oder andere Cloud-Speicherangebote oder Werkzeuge, um Termine abzustimmen, wie Doodle und möchten diese Dienste auch beruflich nutzen.

Der zunehmende Trend zum Einsatz der eigenen IT-Hardware und Software (von Cloud-basierten Anwendungen über das Internet), also zur Consumerisation stellt das IT-Management in Unternehmen vor zunehmend große Herausforderungen, die sich auf unterschiedliche Bereiche zurückführen lassen:

Die Firma Dell Quest Software hat im Februar 2013 eine Untersuchung zum Themengebiet BYOD veröffentlicht. Die in den USA, Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Indien, Spanien, Italien, Australien, Singapur und China 1.500 befragten leitenden IT-Verantwortliche wurden im Kern zu den BYOD-Initiativen in den jeweiligen Unternehmen befragt. Zusammengefasste sind die wichtigsten Kernaussagen der umfassenden BYOD Studie:

• 70 Prozent der Unternehmen gehen davon aus, mit BYOD ihre Arbeitsprozesse zu verbessern.
• 59 Prozent sind überzeugt, ohne BYOD reale Wettbewerbsnachteile gegenüber der Konkurrenz zu haben.
• 74 Prozent der Befragten sagen, dass BYOD die Mitarbeiterproduktivität verbessert, 70 Prozent berichten von schnelleren Reaktionen auf Kundenanfragen.
• Als wichtigste Vorteile für Anwender werden genannt: flexible Arbeitszeiten, mehr Raum für Kreativität, verkürzte Innovationszyklen und verbesserte Zusammenarbeit im Team.

Die drei "führenden BYOD-Nationen" sind nach den Resultaten derDELL-Quest Umfrage derzeit die USA, China mit dem Großraum Peking und Australien, wo besonders häufig private Endgeräte von eigenen Mitarbeitern genutzt und von den Unternehmen unterstützt werden. Hier gibt es auf Grund der rechtlichen Rahmenbedingung viele Initiativen, um eigene Devices im betriebswirtschaftlichen Kontext zu nutzen. Dagegen sind bei den europäischen Ländern, die in die Studie einbezogen wurden, Frankreich, Deutschland und Großbritannien noch deutliche Entwicklungspotenziale und geringe Nutzerzahlen und Initiativen im BYOD Umfeld. Oftmals werden hier strenge Datenschutzrechtliche Kriterien als Hemnisse für die EInführung genannt.

Die im November 2012 von techconsult im Auftrag von Microsoft erstellte Markterkundung untersucht, inwieweit Arbeitnehmer mit einem PC-Arbeitsplatz bereits private mobile Endgeräte bzw. Anwendungen an ihrem Arbeitsplatz nutzen, welche Treiber es gibt und wie sich die Unternehmen zu diesem Thema derzeit positionieren.

Die wichtigsten Ergebnisse: 69 Prozent der Arbeitnehmer, die an ihrem Arbeitsplatz generell mobile Endgeräte wie Notebooks, Tablets oder Smartphones einsetzen, nutzen derzeit private Geräte im Unternehmen. Dabei dominieren Smartphones mit einem Anteil von 67 Prozent und Laptops mit 52 Prozent. Das Gros der Befragten nutzt private Endgeräte zur Kommunikation via E-Mail und für Webbrowser bzw. Internetdienste.Die Nutzungsintensität privater Anwendungen ist im Vergleich zu privaten Endgeräten derzeit geringer. 26 Prozent der Arbeitnehmer, die an ihrem Arbeitsplatz mobile Endgeräte im Einsatz haben, nutzen private Anwendungen im Unternehmen. Bevorzugte Anwendungen sind Webbrowser bzw. Internetdienste, gefolgt von E-Mail und Office-Programmen.