Audits ohne Zittern – Wie du DORA-Nachweise souverän lieferst

Für viele Unternehmen ist das Wort „Audit“ immer noch ein Synonym für Stress, lange To-do-Listen und schlaflose Nächte. Das gilt umso mehr, wenn es um neue regulatorische Anforderungen wie DORA geht. Schließlich verlangt die EU-Verordnung nicht nur, dass Unternehmen ihre digitale Resilienz aufbauen und pflegen – sie müssen auch jederzeit nachweisen können, dass sie dies tatsächlich tun. Audits sind das zentrale Instrument, mit dem Aufsichtsbehörden überprüfen, ob Prozesse, Systeme und organisatorische Strukturen den Vorgaben entsprechen. Wer hier unvorbereitet auftritt, riskiert nicht nur negative Feststellungen, sondern auch Bußgelder, Reputationsschäden und im schlimmsten Fall Einschränkungen im Geschäftsbetrieb. Dabei kann ein DORA-Audit deutlich entspannter verlaufen, wenn Unternehmen frühzeitig die richtigen Strukturen schaffen und Auditfähigkeit als Dauerzustand begreifen, nicht als kurzfristige Projektaufgabe.

Der wichtigste Schritt zu einem souveränen Audit ist das Verständnis, was DORA überhaupt nachprüft. Die Verordnung deckt ein breites Spektrum ab: vom IKT-Risikomanagement über das Incident Reporting und Resilienztests bis hin zum Management von Drittparteien und dem Informationsaustausch im Sektor. Das bedeutet, dass Audits nicht nur technische Nachweise erfordern, sondern auch organisatorische, vertragliche und strategische Elemente betreffen. Ein Penetrationstest-Bericht mag zeigen, dass ein System sicher ist, doch wenn der dazugehörige Prozess für Schwachstellenmanagement nicht dokumentiert ist, wird der Auditor eine Lücke feststellen.

DORA legt zudem Wert auf Konsistenz: Was im Risikomanagement dokumentiert ist, muss mit den Ergebnissen von Tests, den Eskalationswegen in Vorfällen und den Verträgen mit Drittanbietern übereinstimmen. Inkonsistenzen zwischen Abteilungen oder Dokumenten sind für Auditoren oft ein rotes Tuch, weil sie darauf hindeuten, dass Prozesse nicht tatsächlich gelebt werden. Deshalb ist eine zentrale, abgestimmte Dokumentationsstruktur entscheidend. Das kann ein integriertes Governance-, Risk- und Compliance-System (GRC) sein, eine klare Ablagestruktur in einem sicheren DMS oder eine Kombination aus beidem – Hauptsache, die Nachweise sind vollständig, aktuell und zugänglich.

Ein häufiger Fehler in der Praxis ist es, Nachweise erst kurz vor einem Audit zusammenzusuchen. Das führt nicht nur zu Hektik, sondern erhöht auch das Risiko, dass wichtige Informationen fehlen oder unvollständig sind. Besser ist es, Auditfähigkeit als Dauerzustand zu etablieren. Das bedeutet: Jede Maßnahme, jeder Test, jede Entscheidung im Risikomanagement wird sofort dokumentiert und in der richtigen Form abgelegt. So kann das Unternehmen jederzeit auf Knopfdruck zeigen, wie es DORA-Anforderungen erfüllt. Diese „Always Audit Ready“-Mentalität erfordert etwas Disziplin, zahlt sich aber mehrfach aus – nicht nur in Audits, sondern auch bei internen Reviews und Management-Entscheidungen.

Auch der Umgang mit den Auditoren selbst ist ein Erfolgsfaktor. DORA-Audits sind keine Gerichtsverhandlungen, sondern Prüfungen, bei denen Unternehmen die Chance haben, ihre Stärken zu zeigen. Wer vorbereitet ist, kann aktiv durch das Audit führen, statt passiv auf Fragen zu reagieren. Das beginnt mit einer guten Agenda, einer klaren Zuweisung von Ansprechpartnern für jedes Thema und einer freundlichen, offenen Kommunikationskultur. Wenn Auditoren merken, dass ein Unternehmen transparent arbeitet, klare Prozesse hat und schnell reagieren kann, steigt das Vertrauen – und oft sinkt die Tiefe der Nachfragen.

Ein weiterer Punkt, den DORA indirekt fördert, ist die Einbindung aller relevanten Stakeholder. Ein Audit betrifft nicht nur die IT- oder Sicherheitsabteilung, sondern auch Compliance, Risikomanagement, Einkauf, Personal und in vielen Fällen sogar das Top-Management. Deshalb ist es wichtig, dass diese Bereiche ihre Rolle im Audit kennen und vorbereitet sind. Das kann durch interne Probe-Audits erreicht werden, bei denen typische Fragen gestellt, Dokumente abgefragt und Abläufe simuliert werden. Solche Trockenübungen helfen, Unsicherheiten abzubauen und Lücken zu erkennen, bevor der offizielle Prüftermin ansteht.

Besonders herausfordernd sind oft die Nachweise zu Resilienztests und Third-Party-Management. Hier reicht es nicht, auf Nachfrage ein PDF mit einem Testergebnis oder einen Standardvertrag vorzulegen. Auditoren wollen sehen, dass Tests risikobasiert geplant, dokumentiert und ausgewertet wurden – und dass aus den Ergebnissen Verbesserungen abgeleitet wurden. Beim Drittparteien-Management erwarten sie eine vollständige Übersicht aller kritischen Dienstleister, eine nachvollziehbare Risikoeinstufung, Kopien relevanter Vertragsklauseln und Nachweise über laufendes Monitoring. Wer diese Informationen zentral, vollständig und aktuell bereithält, punktet sofort.

Ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor ist die Qualität der Berichterstattung. DORA verlangt in vielen Bereichen strukturierte, standardisierte Berichte. Wenn ein Unternehmen in der Lage ist, diese Berichte im geforderten Format bereitzustellen – idealerweise automatisiert aus den eigenen Systemen –, erleichtert das nicht nur das Audit, sondern zeigt auch, dass Prozesse nicht nur formal, sondern praktisch funktionieren. Eine klare, prägnante und faktenbasierte Berichterstattung wirkt zudem professionell und vermeidet Missverständnisse.

Schließlich ist es entscheidend, Audits nicht als lästige Pflicht zu sehen, sondern als Chance zur Verbesserung. Jeder Auditbericht enthält Feststellungen, und nicht jede davon ist negativ. Manchmal identifizieren Auditoren Optimierungspotenziale, auf die intern niemand gekommen ist. Wer diese Hinweise ernst nimmt und umsetzt, steigert nicht nur die Compliance, sondern auch die tatsächliche Widerstandsfähigkeit. Außerdem wirkt es positiv, wenn Unternehmen beim nächsten Audit zeigen können, dass sie auf frühere Feststellungen reagiert haben.

Am Ende gilt: Ein DORA-Audit ist kein unüberwindbares Hindernis, sondern eine planbare Aufgabe. Wer kontinuierlich dokumentiert, Prozesse abteilungsübergreifend abstimmt, Stakeholder einbindet und regelmäßig Probe-Audits durchführt, wird dem Prüfer souverän und ohne Zittern entgegentreten. So wird das Audit nicht zum Stressfaktor, sondern zum Schaufenster für Professionalität, Resilienz und regulatorische Sicherheit.